Кожному, хто трудиться в архіві потрібно знання методики пошуку інформації.
Головними етапами пошуку документів є:
- Встановлення фондообразователей, в діяльності яких мали можливість з’явитися матеріали, які містять питання, що цікавлять вас дані.
- Пошук на між архівному рівні з метою встановити заголовки архівів, музеїв, бібліотек, в яких зберігаються матеріали по темі вивчення.
- Пошук на рівні архіву, в той час, коли в архіві встановлюються або уточнюються заголовки або номера фондів, в яких відклалися необхідні документи.
- Пошук на рівні фонду, в той час, коли потрібно встановити номери справ, які підлягають полистовому перегляду.
- Пошук на рівні справи, документа.
Основне в пошуку – цілком правильно встановити архівний шифр, тобто сукупність пошукових даних, які дозволяють точно розшукувати необхідний документ в архівосховищах. При оформленні виписок з архівних справ потрібно правильно їх оформити, виконуючи порядок посилань на використані архівні документи і науково-довідковий апарат до них.
Методика роботи з архівними документами.
Відкриття архівів для великої групи дослідників дозволяє в даний час ставити перед творчою роботою конкретні практичні завдання, розкривати їх на більш високому науковому рівні з використанням доказової бази реальних документів.
Але використання архівних документів, їх подання у роботі будуть лише тоді результативні, коли дослідник може грамотно визначити, що ж потрібно і як можна отримати матеріал з даного конкретного архівного джерела.
Для цього необхідно визначити якийсь послідовний алгоритм роботи:
- Вивчення певного кола історичної літератури з теми дослідження.
- Виявлення в літературі списку використаних фондів архівів і типів документів.
- Визначення архівосховища для роботи, його складу фондів (Робота з путівником в архіві). Таким чином, головним завданням стане визначення по путівника номерів фондів по темі дослідження.
- Виписка назв і номерів фондів путівника, номери опису, що відповідає хронологічним періоду; завідуюча читальним залом замовляє ці описи в архівосховище.
- Робота з описами, каталогами. В описах представлені назви документів і проаннотіровано їх основний зміст, дані крайні хронологічні дати представлених матеріалів. У каталогах представлені довідкові картки, розташовані строго по тематичним і хронологічним принципам. У картках написано назву документа, дата і місце його створення, дати вихідні дані (фонд, опис, номер справи, лист). У процесі роботи з описами і довідковими посібниками архівів необхідно виписувати пошукові дані (шифри) і заголовки одиниць зберігання.
Тема виписується справи (документа) вказує на принцип формування справи.
Після завершення роботи з описами і складання карток з потрібних справах (документам) оформляється замовлення у завідувача читальним залом архіву на спеціальному бланку. На цьому бланку вказуються всі вихідні дані, початок назви справи, кількість сторінок, хронологічний період справи.
Таким чином, виписки зроблені дослідниками з архівних документів повинні і через деякий час відповідати на питання: де, коли, ким і про що був розроблений і складений документ, кому він призначався і був виконаний, коли це сталося. Крім того, корисно відзначати, також з посиланням на відповідні документальні джерела, які обставини послужили причиною складання документа.
Порядок посилань на архівні документи.
Посилання на джерела відомостей, уможливлюють перевірку цих відомостей, дозволяють судити про їх достовірності, полегшують продовження дослідження. Без оформлення посилання ставиться під сумнів сам факт, що надається в дослідженні, і наукова цінність проведеної роботи.
Посилання відрізняються від системи приміток. В останніх розкривається смислове значення незрозумілого терміна, дається розшифровка скорочень, вводиться історичні дані про підприємства, конкретних особистостях та ін. Після подібних текстів також потрібно поставити вихідні дані джерела (літератури або архіву).
Успіхів у пошуку.
