Зібрали інформацію, яка перебувала у вас вдома, опитали родичів, переглянули всілякі сайти і архіви в інтернеті, вичерпали всі свої сили з первинного збору даних і підійшли до того, що потрібно звертатися до архівів. Ну як це зробити? Спробуємо розібратися.
Запит до архіву про родичів можна умовно розділити на три блоки, куди вирушає звернення, його суть і ким направлено.
Перед тим, як зробити запит в архів про предків, зайдіть на сайт установи або уточніть по телефону, чи займаються співробітники їх виконанням в принципі. І якщо робота зі зверненнями громадян на тему пошуку даних про родичів ведеться, дізнайтеся, яким способом архіву буде зручніше прийняти заяву – по електронній пошті або традиційним листом. Коли запити обробляються тільки на фізичному носії (в письмовому вигляді), не зайвим буде укомплектувати посилку другим конвертом. На жаль, за розповідями архівістів, іноді саме через відсутність власних коштів пересилання, запити про родичів можуть бути проігноровані (чим менше архів, тим скромніше бюджет на спілкування про предків сім’ї).
Що стосується змісту документа, то необхідно знати такі нюанси.
Архів, куди надсилається запит про предків сім’ї, і відправник розташовуються в візуально єдиному просторі – в лівому верхньому кутку. При цьому, заявка повинна спрямовуватися на ім’я директора. Виглядає ця частина запиту відомостей про родичів приблизно так: “Директору державного архіву такого-то суб’єкта (області, республіки, краю і т.д.), його прізвище, ім’я, по батькові (з нового рядка)”. Далі вкажіть в бланку П.І.Б. заявника, його адреса фактичного проживання (де Ви зможете отримувати кореспонденцію), а також контактні дані (номер телефону або електронну пошту, а краще обидва варіанти). Анонімні запити в архів про родичів сім’ї та звернення без зазначення коштів зворотного зв’язку зі зрозумілих причин до виконання співробітниками не приймаються.
Як скласти текст заяви, щоб підвищити шанси на позитивний результат
Чим чіткіше і лаконічніше сформульована задача, тим більше шансів добитися від архіву вирішення поставленого питання і розгляду запиту про родичів в невеликі терміни. Вкажіть лише точні факти: місце з датою народження, населений пункт, ім’я родича, ступінь спорідненості, а також тип запису. Можна написати приблизні дані, але це збільшить вартість і час виконання генеалогічного запиту в архів про предків, а в деяких випадках зробить пошук інформації про родичів неможливим. В кінці архівного запиту відзначте, що інтерес пов’язаний з відновленням родоводу, і ви погоджуєтесь відшкодувати роботу. Постарайтеся вмістити суть в 3-4 рядки.
Грамотне звернення в архів із запитом про відновлення історії предків виглядає приблизно так: “Прошу знайти в метричній книзі запис про народження (або смерті) мого прадіда такого-то (його прізвище, ім’я, по батькові) за X рік в селі (селі, місті) N. При відсутності метрик, буду вдячний, якщо повідомите про збереження літописів, про сповіді і інших генеалогічних джерел за вказаний період. При успішному пошуку родича, хотілося б оформити архівну довідку (зробити виписку, ксерокопіювання або фотографію сторінок). Готовий оплатити послуги”. Коли цікавить обряд одруження предків, то просто замініть фразу про народження на відповідний текст про шлюб. Співробітниками архівів не вітаються розпливчасті формулювання і масштабні запити про родичів у вигляді “проведіть генеалогічне дослідження роду” або “хочу дізнатися родовід свого прізвища”. Рішення таких завдань досить ускладнене, і архів навряд чи за них візьметься, так як генеалогія сім’ї – не профільний напрям його діяльності.
Внизу бланка поставте дату і розпишіться. Тобто, Вам необхідно роздрукувати документ, підписати і відсканувати його (якщо мова про пересилання по електронній пошті).
Успіхів у пошуку.
