Працюючи над своїм родоводом книгою ви вичерпали всі свої сили, змучили розпитуваннями родичів, вичавили всю можливу інформацію з домашніх метрик і тепер готові познайомиться з роботою в архівах. Щоб цей похід виявився успішним, ви, по-перше, повинні знати, що таке архів, по-друге – представляти особливості роботи в архіві.
Архів – установа, що забезпечує зберігання і вивчення документів. Документи зберігаються в архіві впорядковано. Або самі по собі, або зброшуровані в «справу» вони представляють одиницю зберігання. Одиниці зберігання об’єднані в фонди – найчастіше по фондообразователей. Кожен фонд має опис, яка відкривається історичною довідкою. У цій довідці викладено історію фондобразователя, коротко охарактеризований фонд, відзначені деякі одиниці зберігання, що містять унікальні, що представляють особливу цінність документи. Далі в описі в певному порядку – частіше хронологічному – перераховані самі одиниці зберігання, із зазначенням номера, назви, хронологічних рамок і обсягу в аркушах.
Щоб відразу зорієнтуватися в морі архівної документації, простіше почати роботу в архіві знайомством з путівником. У таких книгах публікуються дуже короткі історичні довідки по найбільш значним фондам із зазначенням їх номерів. Вибравши з путівника потрібні вам фонди, ви, зажадавши їх опису, шукайте в них необхідні документи – одиниці зберігання – і записуєте їх номери та назви в «вимога». І отримуєте документи для роботи. Важливо розуміти, що однією з серйозних труднощів для вас може стати необхідність розбирати рукописний текст. Документи XIX і тим більше XVIII ст. велися від руки, і почерк далеко не завжди був розбірливим. Хід своєї роботи в архіві треба правильно оформляти. Починаючи роботу з документом, необхідно записувати його шифр.
Відкриті фонди
В обласних державних архівах існують відкриті фонди, що відображають історію репресій в ранній період.
Безліч матеріалів, що відображають всі сфери життя, ви знайдете в фондах губернських виконкомів і губкомов партії. Сюди потрапляли навіть секретні зведення ВЧК-ОГПУ про політичний і економічний стан губернії, ставлення населення до тих чи інших соціальних явищ, політичним дискусіям, економічних труднощів.
Відомості генеалогічного характеру (про народження, хрещення, вінчання, прописку, смерті) потрібно шукати в метричних книгах церковних парафій, будинкових книгах, фондах РАГСів, які є і в районних, і в обласних архівах.
Архів надає для користування всім юридичним та фізичним особам відкриті документи Архівного фонду. Архів не має права обмежувати або визначати користувачам умови використання документної інформації, отриманої ними в результаті самостійного пошуку або наданої йому в порядку надання платних послуг. Архів обмежує доступ користувачів до документів, що містять інформацію про факти, події і обставини приватного життя конкретної особи, а то й минув термін в 75 років з моменту створення таких документів. До таких документів і справ відносяться: особисті, персональні, слідчі, судові справи, документи кадрових служб, персоніфіковані матеріали переписів, соціологічних та інших обстежень, медична документація, особисте листування. Обмеження на доступ до документів, що містять інформацію про приватне життя громадян, встановлюються при наборі персональних даних, в сукупності дозволяють ідентифікувати особу.
Обмеження на доступ до відомостей про приватне життя раніше 75-річного терміну знімаються в разі наявності письмової нотаріально завіреного розпорядження суб’єкта персональних даних або його спадкоємця третій особі на ознайомлення з ними. Суб’єкт персональних даних для відомостей про його приватного життя може встановити режим загальнодоступної інформації, поінформувавши про це керівництво архіву.
Документи, що містять персональні дані (прізвище, ім’я, по батькові, рік і місце народження (смерті), адреса місця проживання, службові посади, відомості про професію та інші відомості, представлені особою в установленому порядку) архів може видавати за умови дотримання користувачем прав особистості на недоторканність приватного життя. Дозволяється за запитами організацій видавати довідки, що містять інформацію про службову і громадської діяльності громадян, для використання їх у вищевказаних цілях.
Працювати з архівними документами і в архіві не так вже й складно, якщо підійти до роботи з творчою боку буде дуже цікаво.
Успіхів у пошуку.
