Каждому, кто трудится в архиве нужно знание методики поиска информации.
Главными этапами поиска документов являются:
- Установление фондообразователей, в деятельности которых имели возможность появиться материалы, которые содержат интересующие вас данные.
- Поиск на меж архивном уровне с целью установить заглавия архивов, музеев, библиотек, в которых сохраняются материалы по теме изучения.
- Поиск на уровне архива, в то время, когда в архиве устанавливаются либо уточняются заглавия либо номера фондов, в которых отложились необходимые документы.
- Поиск на уровне фонда, в то время, когда требуется установить номера дел, подлежащих полистному просмотру.
- Поиск на уровне дела, документа.
Основное в поиске – совершенно верно установить архивный шифр, то есть совокупность поисковых данных, разрешающих точно разыскивать необходимый документ в архивохранилищах. При оформлении выписок из архивных дел нужно верно их оформить, выполняя порядок ссылок на использованные архивные документы и научно-справочный аппарат к ним.
Методика работы с архивными документами.
Открытие архивов для большой группы исследователей позволяет в настоящее время ставить перед творческой работой конкретные практические задачи, раскрывать их на более высоком научном уровне с использованием доказательной базы реальных документов.
Но использование архивных документов, их представление в работе будут лишь тогда результативны, когда исследователь может грамотно определить, что же нужно и как можно получить материал из данного конкретного архивного источника.
Для этого необходимо определить некий последовательный алгоритм работы:
- Изучение определенного круга исторической литературы по теме исследования.
- Выявление в литературе списка использованных фондов архивов и типов документов.
- Определение архивохранилища для работы, его состава фондов (Работа с путеводителем в архиве). Таким образом, главной задачей станет определение по путеводителю номеров фондов по теме исследования.
- Выписка названий и номеров фондов путеводителя, номера описи, соответствующей хронологическому периоду; заведующая читальным залом заказывает эти описи в архивохранилище.
- Работа с описями, каталогами. В описях представлены названия документов и проаннотировано их основное содержание, даны крайние хронологические даты представленных материалов. В каталогах представлены справочные карточки, расположенные строго по тематическому и хронологическому принципам. В карточках написано название документа, дата и место его создания, даты выходные данные (фонд, опись, номер дела, лист). В процессе работы с описями и справочными пособиями архивов необходимо выписывать поисковые данные (шифры) и заголовки единиц хранения.
Заголовок выписываемого дела (документа) указывает на принцип формирования дела.
После завершения работы с описями и составления карточек по интересующим делам (документам) оформляется заказ у заведующего читальным залом архива на специальном бланке. На этом бланке указываются все исходные данные, начало названия дела, количество страниц, хронологический период дела.
Таким образом, выписки сделанные исследователями из архивных документов должны и через некоторое время отвечать на вопросы: где, когда, кем и о чем был разработан и составлен документ, кому он предназначался и был ли выполнен, когда это произошло. Кроме того, полезно отмечать, также со ссылкой на соответствующие документальные источники, какие обстоятельства послужили причиной составления документа.
Порядок ссылок на архивные документы.
Ссылки на источники сведений, делают возможной проверку этих сведений, позволяют судить об их достоверности, облегчают продолжение исследования. Без оформления ссылки ставится под сомнение сам факт, сообщаемый в исследовании, и научная ценность проведенной работы.
Ссылки отличаются от системы примечаний. В последних раскрывается смысловое значение непонятного термина, дается расшифровка сокращений, вводится исторические данные о предприятиях, конкретных личностях и пр. После подобных текстов также требуется поставить выходные данные источника (литературы или архива).
Удачи в поиске.
